Contabilizar Facturas de Trimestres Anteriores en la Contabilidad Española
Tener facturas atrasadas, tanto de clientes como de proveedores, no es una situación deseable, pero puede suceder. La ley contempla este tipo de errores y permite al ciudadano subsanarlos teniendo en cuenta algunas consideraciones. Este artículo, redactado por Defez Asesores y actualizado el 06-06-2023, aborda cómo contabilizar gastos de ejercicios anteriores que la empresa olvida registrar en su momento.
¿Qué es una Factura Atrasada?
Las facturas atrasadas son documentos de cobro que no han sido pagados en el plazo establecido. Estas facturas pueden estar relacionadas con una amplia variedad de bienes o servicios, desde suministros comerciales hasta servicios públicos. Desde el punto de vista de la regularización de la información de acreedores y clientes, las facturas atrasadas se caracterizan por estar impagadas después de la fecha de vencimiento.
Tener una factura atrasada es algo normal y habitual en el mundo empresarial y, por lo general, no debería ser motivo de preocupación. Sin embargo, un volumen elevado de facturas atrasadas sí que puede tener consecuencias negativas, ya que en ocasiones dan lugar a intereses de demora y otras consecuencias no cuantificables, como el deterioro de la relación comercial, acciones legales por parte de los afectados o interrupción en servicios y suministros.
Normativa Aplicable
La normativa vigente entiende que hay despistes que deben poder subsanarse y por ello dispone de las herramientas necesarias para poder contabilizar facturas atrasadas y también declararlas. A nivel contable, el artículo 25 del Código de Comercio establece que todas las empresas deben llevar una contabilidad ordenada, cronológica y fiel de todas sus operaciones. En el ámbito fiscal, el Artículo 164 de la Ley del IVA establece la obligación de presentar las declaraciones del IVA en los plazos correspondientes. Por último, de acuerdo al artículo 66 de la Ley General Tributaria, las empresas disponen de 4 años desde la emisión de la factura para contabilizarla y reclamar su pago.
La contabilidad y la fiscalidad siempre están interconectadas, por lo tanto, a la hora de contabilizar gastos de ejercicios anteriores debemos de mirar de reojo que es lo que nos indica la normativa fiscal. La normativa fiscal establece que los ingresos y gastos deben imputarse en el ejercicio de devengo.
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Imputación Temporal de Ingresos y Gastos en el IS (Art. 11)
No obstante, si los ingresos se contabilizan en un ejercicio anterior al de devengo o los gastos en un ejercicio posterior, también pueden imputarse fiscalmente en el ejercicio de contabilización, siempre que de ello no se derive una tributación inferior a la que hubiese resultado de haberse aplicado el criterio correcto.
Ejemplos de lo que no podemos hacer:
- Una empresa que, ante un futuro aumento de tipos, “traslada” gastos a un ejercicio posterior para así reducir el beneficio obtenido cuando la tributación es más alta.
- Tampoco debemos de tener ingresos no declarados, porque siempre afectaran de forma directa o indirecta a partidas de activo y/o pasivo que deberemos de regularizar.
¿Qué Pasa Si No Se Contabiliza Una Factura?
Si no se contabiliza una factura, esta no se declara. Por eso Hacienda puede considerar que se está ocultando un ingreso para no tributar por él. No contabilizar una factura atrasada puede tener múltiples consecuencias negativas.
La falta de contabilización de facturas puede dar lugar a indicadores financieros distorsionados. Si no lo haces dentro de los 4 años que hemos apuntado, podrías perder el derecho a deducir impuestos como el IVA o ajustar correctamente tus declaraciones de IRPF, lo que puede derivar en sanciones o recargos por parte de Hacienda.
Cómo Contabilizar Facturas Atrasadas
Contabilizar facturas atrasadas significa simplemente registrar en los libros contables las facturas que aún no se han pagado. Hay dos tipos de facturas: las de proveedores y las de clientes.
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Facturas Atrasadas de Proveedores
Cuando recibes una factura de un proveedor, tienes que registrarla en tu libro de compras y gastos, indicando en qué has gastado y si el pago será al contado o a crédito. Si la factura se queda atrasada, se puede contabilizar como una factura normal o bien se puede mover a una cuenta de «deudas a corto plazo». Si se generan intereses por el retraso, también tendrás que contabilizarlos.
Contablemente:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | XXX + YYY | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | XXX | |
| 600. Compra de mercaderías | YYY |
Si la factura se queda atrasada, se puede contabilizar como una factura normal o bien se puede mover a una cuenta de «deudas a corto plazo». Si se generan intereses por el retraso, también tendrás que contabilizarlos. En caso de que la factura corresponda con gasto del ejercicio anterior, no podrás utilizar una cuenta del grupo 6, tal y como hemos visto. En cambio, se utilizará la cuenta 113 de reservas voluntarias, ya que se imputarán al patrimonio neto del negocio por el importe del gasto.
Contablemente:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 113. Reservas voluntarias | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 662. Intereses de demora | ZZZ | |
| 400. Proveedores | XXX + YYY + ZZZ |
Facturas Atrasadas de Clientes
En el caso de las facturas atrasadas por parte de clientes, también se contabilizarán en la cuenta de ventas. En este sentido, existen dos opciones: puedes mantenerla en la lista de «cuentas por cobrar» o pasarla a una cuenta de «provisiones para cobros dudosos», si crees que puede ser difícil cobrarla. Si hay intereses por mora, también deben registrarse.
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Por la contabilización de la factura:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 430. Clientes | XXX + YYY + ZZZ | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Repercutido | XXX | |
| 762. Intereses de demora | YYY | |
| 700. Ventas de mercaderías | ZZZ |
En caso de que existan dudas sobre el cobro de la factura:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 436. Clientes de dudoso cobro | XXX + YYY + ZZZ | |
| 430. Clientes | XXX + YYY + ZZZ |
Por la provisión, en caso de que la haya:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 694. Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales | XXX + YYY + ZZZ | |
| 490. Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | XXX + YYY + ZZZ |
IVA en Facturas Atrasadas
Según el artículo 99.3 de la Ley 37/1992, del Impuesto del Valor Añadido, tendrás cuatro años desde la emisión de la factura para recuperar el IVA deducible de la misma. No tendrás problemas en incluir como deducible este IVA en el modelo 303 del trimestre en el que se registre la factura, aunque no corresponda al devengo de la operación. Pasado este plazo, Hacienda negará la citada deducción, ya que este plazo está establecido en la Ley.
IRPF en Facturas Atrasadas
El caso del IRPF es más restrictivo, ya que tan solo se podrá reclamar la deducción en este impuesto dentro del mismo ejercicio al que corresponde la factura. Dicho de otro modo, se podrá reclamar la deducción en el IRPF siempre que no se haya cerrado el ejercicio en curso al que corresponde la factura.
Gastos de Ejercicios Anteriores No Contabilizados
Ahora bien, si ya hemos cerrado la contabilidad, y por ejemplo ya la hemos presentado a Legalizar en el Registro Mercantil, debemos de considerar la posibilidad de contabilizar este gasto en el ejercicio del descubrimiento del mismo, sin perjuicio de la posibilidad de rectificación de los libros del ejercicio en el que se omitió, que no trataremos en este artículo debido a su mayor complejidad.
Si descubrimos que en años anteriores no se contabilizó algún gasto, debe de proceder como indicamos a continuación:
- En general, de acuerdo con el PGC normal y de pymes, los gastos de ejercicios anteriores, a diferencia del plan del año 90, dónde podíamos encontrar una cuenta específica para contabilizar esos gastos, nos indica, la norma de valoración nº 22 la forma de proceder, que será realizar el correspondiente asiento con cargo a una cuenta de reservas.
- Este cargo a reservas, en principio será deducible, dado que la LIS en su art. 11.3.1 nos permite la deducción de los gastos cuando de acuerdo a una normativa, su contabilización no debe de realizarse con cargo a PyG.
Asiento Contable Gastos no Contabilizados
Un ejemplo muy ilustrativo sería el siguiente:
Supongamos que tenemos un gasto que se devengó en el ejercicio 2019, correspondiente a unas compras, cuando la empresa tributó al 15% porque era de “nueva creación”. El ajuste a computar en el ejercicio 2023 sería de 6.000 euros: (10.000 x 0,25) / 0,15. Así el ahorro sería de sólo 1.500 euros, como en 2015 (6.000 x 0,25). Es decir, el asiento sería el siguiente:
| DEBE | HABER | |
|---|---|---|
| (113) Reservas Voluntarias | 10.000 | |
| (472) IVA soportado | 2.100 | |
| (400) Proveedores | 12.100 |
Para simplificar entendemos que el plazo de prescripción del IVA soportado no está vencido y por lo tanto lo podemos deducir, en la medida que tenemos la factura completa y figurará en los registros de facturas recibidas.
Sin embargo, el ajuste que incluiremos en la declaración del IS, será de la misma cantidad que el equivalente al ahorro que hubiéramos obtenido de dicha factura en el ejercicio 2019, así:
Ahorro fiscal en el ejercicio 2017 … 10.000 X 0.15 = 1.500 euros
Para obtener el mismo ahorro en el ejercicio 2023, la base imponible la deberemos de reducir en 1.500 /0.25 (tipo actual) = 6.000 euros. Por lo tanto, este será el ajuste. Esta diferencia la incluiremos en la casilla 00362 (disminuciones), … 6.000 euros, que corresponde con el ajuste denominado: Otras diferencias de imputación temporal de ingresos y gastos (art. 11 LIS)
Amortizaciones no Contabilizadas
Las amortizaciones deben contabilizarse en el ejercicio en el que se devengan; si se contabilizan en un ejercicio posterior, también podrán deducirse en ese momento siempre que ello no provoque una menor tributación, por aplicación del mismo art. 11 de la LIS, sin embargo, aquí debemos de ir con cuidado con los límites que han sido matizados por diversas consultas de la DGT.
Estos límites son los siguientes:
- Sólo será deducible la amortización mínima que debería haberse computado en el ejercicio que se omitió, y siempre que no esté prescrito, claro está.
- Si en dicho ejercicio la empresa ya aplicó la amortización mínima según tablas, no podrá computar ahora la amortización máxima y deducir la diferencia.
- Sólo se podrán contabilizar y deducir amortizaciones “olvidadas” si la amortización correspondiente al ejercicio en el que se contabilizan es la máxima permitida.
Es decir, si en el ejercicio de contabilización, no aplicamos la amortización máxima, (la que se derive de tablas oficiales) por ejemplo, porque no queremos incurrir en más pérdidas, entonces no podemos deducir amortizaciones de ejercicios anteriores.
Si lo hacemos, podremos deducir adicionalmente la amortización mínima del ejercicio en el que no hicimos las amortizaciones.
Ejemplo Amortizaciones no contabilizadas
El 1 de enero del año 2019 una empresa adquirió una furgoneta por 20.000 euros. Según tablas, el coeficiente máximo de amortización es del 16% anual, y el mínimo del 7,14%. Si en los años 2020 y 2021 no contabilizó amortización alguna, en el cierre de 2022:
- Podrá contabilizar la amortización de 2022 por un importe de 3.200 euros.
- Podrá contabilizar también la amortización de 2020 y 2021, pero en este caso por el coeficiente mínimo anual [1.428 euros cada año (20.000 x 7,14%); 2.856 euros en total].
La suma de todas estas partidas (6.056 euros) será deducible en su declaración del Impuesto sobre Sociedades.
El asiento contable sería el siguiente:
| DEBE | HABER | |
|---|---|---|
| (113) Reservas Voluntarias | 2.856 | |
| (2818) Amortización Acumulada Elem. De Transporte | 2.856 |
Ingresos No Declarados
A veces, los olvidos o los errores no son tales, sino que en realidad están sirviendo para ocultar ingresos. Por ejemplo: una empresa realiza una venta sin IVA (con el objetivo de no declararla), pero utiliza el dinero para pagar una factura oficial y se ve obligada a contabilizar la entrada de fondos, por lo que, en lugar de dar la contrapartida como ingreso, contabiliza un pasivo ficticio (inexistente), que luego mantiene en el balance durante años, sin cancelarla, y lo mismo ya la tiene cancelada.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para contabilizar una factura recibida?
La ley recoge que autónomos y pymes tienen hasta cuatro años desde la fecha de emisión de una factura para contabilizarla y solicitar determinadas deducciones.
¿Cuánto tiempo se puede contabilizar una factura?
Un profesional dispones de hasta cuatro años para incluir una factura atrasada en su contabilidad, contando a partir de la fecha de emisión de dicho documento.
¿Dónde se contabilizan los gastos de ejercicios anteriores?
Los gastos de ejercicios anteriores se contabilizan imputándolos sobre el patrimonio neto del negocio. Eso sí, a nivel fiscal, como ya hemos visto, existen ciertas diferencias en función de si hablamos de IVA o de IRPF.
¿Qué pasa si no contabilizo una factura?
Si no contabilizas y, por tanto, no declaras una factura emitida, Hacienda puede considerar que estás ocultando un ingreso para no tributar por él. Siendo así, y es la Agencia Tributaria la que lo descubre, el organismo podría imponer el pago de lo adeudado e incrementarlo con una sanción del 50% de la cantidad no satisfecha. Por el contrario, si no contabilizas una factura recibida, no podrás beneficiarte de la deducción de sus impuestos y estará pagando más de lo debido.
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