Respuesta Automática por Baja de Maternidad o Paternidad: Ejemplos y Consejos
En el contexto actual, una comunicación eficiente y transparente es esencial. Los trabajadores de las empresas han cogido la buena costumbre de usar mensajes de respuesta automática de “Fuera de la Oficina” o, más comúnmente llamado “OOO” (Out Of Office). Esta práctica no solo informa a los remitentes sobre tu ausencia, sino que además establece expectativas sobre cuándo pueden esperar recibir una respuesta o a quién deben dirigirse para que les ayuden cuando estás ausente.
¿Qué es una respuesta automática de "Fuera de la Oficina" (OOO)?
Una respuesta automática de Out Of Office debe ser clara, concisa y cubrir los siguientes puntos:
- Saludo: Comienza por un saludo cordial y establece el tono adecuado a cada situación.
- Fecha de ausencia: Especifica claramente el período en el que estarás ausente y la fecha exacta de vuelta en la que estarás disponible para responder.
- Motivo de ausencia (opcional): Puedes mencionar brevemente el motivo, aunque este punto no es esencial ni tampoco relevante en muchas ocasiones.
- Información de contacto alternativa: Proporciona los datos de contacto de un compañero que pueda ayudar a las personas que te escriban en tu ausencia.
- Idioma: Si trabajas en una empresa con clientes y contactos internacionales, valora añadir al final del mensaje la traducción en inglés, así cualquier persona que te escriba podrá entenderlo.
¿Cuándo configurar la respuesta automática?
Antes de comenzar la baja por paternidad o maternidad, es probable que tengas mucho que hacer en el trabajo: seguramente necesites finalizar o derivar proyectos, informar a tu sucesor o sucesora de todos los aspectos importantes, comunicar tu ausencia a compañeros, departamentos o clientes, etc. Con tantas cosas, puede que se te olvide configurar la respuesta automática en el correo electrónico.
Sin embargo, debes evitar redactar tu mensaje de ausencia por maternidad o paternidad justo antes de irte o, incluso, una vez hayas iniciado la baja. Lo recomendable es comenzar a redactar y configurar una respuesta automática un par de días o semanas antes de que comience la baja. De este modo, solo tendrás que activar la respuesta automática cuando finalmente dejes la oficina.
¿Qué elementos debe incluir la respuesta automática por baja de maternidad o paternidad?
El texto del mensaje debe incluir claramente hasta cuándo vas a estar de baja, si vas a leer tus correos electrónicos hasta tu vuelta y quién se encargará de sustituirte. ¿Tienes contactos no hispanohablantes? Entonces deberías añadir una versión en inglés de tu respuesta automática justo debajo del texto en español.
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Como no vas a activar tu respuesta automática hasta que comience la baja, no hace falta que incluyas cuándo empieza dicha baja. Tu respuesta automática debe contener la siguiente información:
- La fecha prevista de reincorporación tras tu baja por maternidad o paternidad.
- La nueva persona a cargo de tus proyectos: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
- Si es necesario, una versión del texto en inglés.
¿Qué debes evitar en tu respuesta automática por baja de paternidad o maternidad?
El mensaje de ausencia por baja de maternidad o paternidad se enviará como respuesta automática de correo electrónico tanto a tus clientes como a tus compañeros. Por ello, debes asegurarte de que es un mensaje profesional que sigue el tono general de tu empresa y funciona para todos los destinatarios. Evita formular tu respuesta automática en un tono demasiado coloquial.
A menudo, las madres y padres no ofrecen información sobre cómo contactarlos durante el período de la baja. Pero si lo has hablado antes con tu empleador y no hay inconveniente legal, puedes dejar un correo electrónico privado, una cuenta en una red social o un perfil en una red empresarial.
Por su parte, detalles privados como, por ejemplo, el nombre de tu hijo o información sobre la situación familiar son menos comunes e incluso pueden llegar a considerarse inapropiados.
Respuesta automática por baja de paternidad o maternidad: modelos en español e inglés
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Modelos para saludos en español
- Estimados Sres. y Sras.:
- Buenos días:
- Estimados Sres. y Sras. y queridos socios y clientes:
- ¡Hola!
Modelos para saludos en inglés
- Dear Sir or Madam,
- Hello,
- Dear Sir or Madam, business partners and clients,
- Hi,
Ejemplos de mensajes de respuesta automática
Ejemplo formal
Asunto: Fuera de la Oficina / Out Of Office
Estimado/a [Nombre del/la remitente],
Gracias por su correo. Actualmente estoy fuera de la oficina y no tendré acceso a mi correo electrónico desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Regresaré el [fecha de vuelta] y responderé a su mensaje a la mayor brevedad posible.
Para asuntos urgentes, por favor contacte a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a].
Agradezco su comprensión y paciencia.
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Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Ejemplo informal
Asunto: Fuera de la Oficina / Out Of Office
Hola,
Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin] y no podré revisar el correo durante este período. Estaré de vuelta el [fecha de vuelta] y responderé tan pronto como sea posible.
Si es algo urgente, puedes contactar a [Nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a].
¡Gracias por tu paciencia!
Saludos,
[Tu nombre]
Ejemplo para vacaciones
Asunto: OOO - Vacaciones
Hola,
Gracias por tu mensaje. Actualmente estoy de vacaciones y no tendré acceso a mi correo electrónico desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Volveré el [fecha de vuelta] y responderé a tu mensaje entonces.
Si se trata de un asunto urgente, por favor contacta a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a].
Gracias por tu comprensión.
Un abrazo,
[Tu nombre]
Ejemplo para baja por enfermedad o maternidad-paternidad
Asunto: Fuera de la Oficina - Baja por enfermedad / maternidad-paternidad
Hola,
Gracias por tu correo. Actualmente me encuentro de baja por enfermedad / maternidad-paternidad y no podré atender correos electrónicos desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin]. Espero estar de vuelta el [fecha de retorno] y atenderé tu mensaje en cuanto me sea posible.
Para asuntos urgentes, por favor contacta a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a].
Gracias por tu comprensión.
Un saludo,
[Tu nombre]
Ejemplo para viajes
Asunto: OOO - Viaje
Hola,
Te agradezco tu mensaje. Me encuentro de viaje de negocios y no podré atenderte hasta el [fecha de fin]. Durante este período, tendré acceso limitado a mi correo electrónico.
Si se trata de algo urgente, puedes contactar a [nombre del/la compañero/a] en [correo electrónico del/la compañero/a].
Responderé a tu mensaje tan pronto como me sea posible.
Un saludo,
[Tu Nombre]
Otros ejemplos
- Breve y conciso, sin saludo: Estoy de baja por paternidad/maternidad hasta el XX de XXXXXX de XXXX. Mis correos electrónicos no serán reenviados y tampoco podré leerlos.
- Muchas gracias por su mensaje, pero actualmente estoy de baja por maternidad/paternidad. Hasta el XX de XXXXXX de XXXX me dedicaré exclusivamente a mi familia y por ello no podré leer ni contestar sus mensajes.
- Desde el XX de XXXXXXX de XXXX estoy de baja por maternidad/paternidad y tengo la suerte de poder dedicarme íntegramente al cuidado de mi hijo/hija. En estos momentos, no puedo leer ni contestar tu/su correo electrónico. Mi compañero/a [nombre y apellidos] se encargará de ello.
- Thank you for your message. I’m currently on parental leave until XX/XX/XXXX and fully occupied with taking care of my little one.
Tabla de Ejemplos de Respuestas Automáticas
| Tipo de Ausencia | Asunto | Mensaje |
|---|---|---|
| Vacaciones | OOO - Vacaciones | Gracias por tu mensaje. Estoy de vacaciones hasta el [fecha de fin]. Para urgencias, contacta a [nombre del compañero]. |
| Baja por Maternidad/Paternidad | Fuera de la Oficina - Baja por Maternidad/Paternidad | Actualmente estoy de baja por maternidad/paternidad hasta el [fecha de fin]. Contacta a [nombre del compañero] para asuntos urgentes. |
| Viaje de Negocios | OOO - Viaje | Estoy de viaje de negocios, con acceso limitado al correo. Para temas urgentes, contacta a [nombre del compañero]. |
Consejos adicionales
- Sé auténtico: Infunde autenticidad en tus mensajes. ¿Qué es lo que te hace único?
- Sé honesto: ¿Necesitas tomarte unas vacaciones? Exprésate. Estos detalles humanizan tus mensajes.
- Usa el humor (con moderación): Manejar el humor puede traer ligereza y alivio.
Consideraciones sobre la baja por maternidad/paternidad
La duración de una baja por maternidad solía ser de 16 semanas ininterrumpidas, de las cuales seis semanas debían ser inmediatamente posteriores al parto y el resto se distribuirán como la trabajadora quiera. Pero en 2024 gracias a la implementación de varias actualizaciones importantes, se ha logrado la ampliación del permiso por nacimiento de 16 a 20 semanas.
A partir del 2024, se amplia para ambos progenitores el permiso por nacimiento de 16 a 20 semanas. Además, se retribuirán 4 de las 8 semanas del nuevo permiso parental, que los padres podrán utilizar hasta que sus hijos cumplan 8 años.
Uno de los requisitos indispensables para acogerse a la baja por maternidad es, a parte de estar dado de alta en la Seguridad Social, contar con un período de cotización mínimo. Este, sin embargo, variará según la edad de la trabajadora. Mayores de 21 años y menores de 26 años: Para personas trabajadores que tengan 21 años o más en el momento del parto, pero menos de 26 años se les exigirá 90 días cotizados dentro de los 7 años anteriores al momento del inicio del descanso.
En el supuesto de que el contrato de la trabajadora finalice mientras se encuentra de baja por maternidad tiene derecho a continuar percibiendo la prestación económica hasta su finalización.
La baja por maternidad la paga el INSS, así que el trabajador debe acudir directamente allí para tramitarla. Mientras que se esté percibiendo la prestación sigue existiendo la obligación de cotizar.
Desde la nueva normativa establecida en el año 2021 la duración de la baja por maternidad y la duración de la baja por paternidad es la misma. Ahora bien, repasemos cuál ha sido el camino para llegar a este objetivo. Desde el año 2019, el permiso por paternidad se ha ampliado a 8 semanas, de las cuales las dos primeras tendrá que disfrutarlas obligatoriamente tras el parto y de forma ininterrumpida.
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